Vedlagt er styrets årsberetning for 2009 som ble lagt frem på HIL tennisgruppes årsmøte 10. mars.
Årsberetning
1.0 STYRET OG UTVALG
1.1 Styret:
Leder: Arve Sjølstad
Kasserer: Ivan Malesevic
Styremedlem: Tommy Gregersen
Styremedlem: Trine Haug
Styremedlem: Olda Pavlorek
Varamedlem: Pål Henning Berg
Varamedlem: Øyvind Larsen
1.2 Sportskomite: Styret
1.3 Turneringskomite: Styret
1.4 Huskomite: Camilla Ertsås og Liv Frøyland
1.5 Banekomite: Tommy Gregersen
1.6 Ansv. trimserie herrer: Per Glorvigen
1.7 Ansv. trimserie damer: Jorunn Asknes og Randi Hersleth
1.8 Valgkomite: Åse Midtveit, Camilla Ertsås, Hilde Brenni
| 2.0 MEDLEMSTALL 2009 | |||||||||||
| 2009 | 2008 | 2007 | 2006 | 2005 | 2004 | 2003 | 2002 | 2001 | 2000 | 1999 | |
| Senior | 67 | 46 | 33 | 28 | 34 | 36 | 40 | 46 | 38 | 37 | 43 |
| Skoleungdom | 3 | 4 | 4 | 4 | 3 | 3 | 8 | 6 | 8 | 4 | 7 |
| Ektefeller | 8 | 14 | 12 | 18 | 12 | 14 | 20 | 18 | 18 | 12 | 14 |
| Familie | 16 | 31 | 30 | 39 | 52 | 50 | 34 | 35 | 50 | 46 | 26 |
| Juniorer | 100 | 124 | 31 | 35 | 29 | 38 | 20 | 22 | 27 | 15 | 29 |
| Æresmedlemmer | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 1 | 1 |
| Sum aktive | 197 | 222 | 113 | 127 | 133 | 144 | 130 | 130 | 142 | 115 | 120 |
| Passive | 5 | 2 | 2 | 1 | 1 | 2 | 2 | 1 | 2 | 3 | 2 |
| Totalt | 212 | 224 | 115 | 128 | 134 | 146 | 127 | 131 | 144 | 118 | 122 |
Kommentar til medlemstallene: Medlemstallene er ganske stabile med en forskyvning mellom gruppene. Det har vært nedgang på familiemedlemskapene, ektefelle og junior, mens det har vært en økning på seniormedlemskap. Det har også vært en liten nedgang på juniorspillere, men dette skyldes færre deltagere på sommertennisskolen. Det er vanskelig å vite antall i alle familiemedlemskap siden folk ikke skriver hvem det gjelder, så dette må vi bli bedre på å få dokumentert. Økningen fra 2007 til 2008 skyldes at alle som deltar på tennistrening må være medlemmer. En annen utfordring er vårt medlemsregister. Vi trenger også en bedre medlemsdatabase da den vi har er et ”Excel-ark” som det ikke er oppdaterte adresser, og spesielt e-postadresser. Det betyr at vi må bruke penger på å sende ut postalt i stedet for å bruke e-post. Dette vil bli et eget prosjekt i 2010, slik at vi får ny og bedre medlemsdatabase.
3.0 ADMINISTRASJONEN
3.1 Styret
2009 har vært et konsolideringsår, hvor vi har vært mest opptatt av å få videreført både den tennisfaglige og administrative driften av Ankerskogen Tennis AS (ATAS) etter at daglig leder og hovedtrener Åkerblom sluttet. Dette har vært gjort i nært samarbeid med styret i ATAS. Styret er godt fornøyd med at trenersituasjonen er løst gjennom egne ressurser og at den administrative delen nå er dedikert en egen 25 prosent stilling to dager i uken. Her har HIL tennisgruppe og ATAS delt stillingen seg i mellom. Det er videre utarbeidet arbeidsavtaler og stillingsinstrukser for trenere og administrativ leder.
Styret har også jobbet en god del med ”invitasjonen” fra ATAS om å overta den tennisfaglige driften av tennishallen. Styremøtet i september besluttet at dette var noe tennisgruppen ønsket å gå videre med hvis forutsetningene om en bedret klubbøkonomi og større tennisaktivitet lå til grunn. ATAS utarbeidet et forslag til samarbeidsavtale, som ble tentativt vedtatt på styremøtet i desember, og endelig vedtatt på styremøtet i begynnelsen av januar 2010. Avtalen innebærer at HIL tennisgruppe overtar all tennisfaglig drift av hallen, inklusive utleie av baner, mens ATAS forsetter som et rent driftsselskap med ansvaret for bygningsmassen, samt langtidsleiekontraktene. Avtalen trådte i kraft 1.1.2010.
Det ble i løpet av 2009 klart at HIL tennisgruppe og ATAS ikke ble berørt av reguleringsplanene vedrørende Børstad idrettspark, og de kommunale planene om ny veitrasé gjennom Hamar Park. Dette er styret svært glad for fordi det innebærer at vi kan planlegge aktiviteter ut ifra våre nåværende anlegg. Nedleggelsen av HIL stadion og klubbhus vil føre til at tennishallens klubblokaler blir bygget om slik at alle gruppene i HIL midlertidig kan bruke dette som ”HIL Hus” inntil Børstad Idrettspark blir ferdigstilt. Alle kostnader ifm ombyggingen vil bli belastet HIL. Det er et ønske fra HIL hovedlag at noen av gruppene (svømming, stup, badminton, etc), som har naturlig tilhørighet i Ankerskogen, får tilbud om klubblokaliteter i tennishallen når de øvrige gruppene flytter til Børstad Idrettspark.
Styret er fornøyd med det økonomiske resultatet som ble 68 000 til tross for at det ble investert nærmere 45 000 kroner i en motorisert valse til utebanene. Banene har sjelden vært så bra som de var i siste halvdel av sesongen.
Siden det ikke ble valgt styreleder på årsmøtet 2009, konstituerte styret seg på det første styremøte i januar 2009 og valgte Arve Sjølstad som ny styreleder. Det har vært avholdt regelmessige styremøter, i tillegg til at styret har vært mye involvert i de tre nasjonale turneringene som har vært avholdt i løpet av året og Tennisens dag den 10. mai.
Det jobbes fortsatt med målsettingene i 5-årsplanen som ble vedtatt i 2008. Dette gjelder spesielt aktiviteter for barn og ungdom, og sosiale og sportslige aktiviteter på tvers av alderklasser. Et av målene var at det skulle tilbys ulike typer aktiviteter for aldersgruppene i snitt hver 6.uke. Dette har nesten klart å gjennomføre i henhold til planene, og det har vært avholdt mange sosiale treff for juniorene i klubben både i hallen og på utebanene. Spesielt natt-tennis er populært.
Vi har hatt en liten reduksjon av medlemmer, sammenlignet med året før. Dette er kommentert under kap 2.0 Medlemstall.
3.2 Sportskomiteen (styret)
HIL tennisgruppe har arrangert tre nasjonale turneringer i 2009 og 1 sosial klubbturnering i januar hvor det deltok 20 ungdommer. I RT 6 turneringen utendørs deltok flere av seniorspillerne og noen juniorspillere fra HIL, og vi fikk en flott 2. plass med Erik Sekkelsten.
I november arrangerte vi en stor turnering med 135 deltagere i alderen 10-16 år, og turneringen var en av de største i klubbens historie og det ble lagt ned mye dugnadstimer for å avvikle den. Vi fikk svært gode tilbakemeldinger fra klubber, foreldre og spillere som deltok. For 2010 er det søkt og godkjent tre nasjonale turneringer, samt at Tennisforbundet har bedt oss om å arrangere en Grand Prix turnering i sommerferien.
HIL tennisgruppe er med i Tennisregionen i Hedmark & Oppland som består av klubbene: Gjøvik, Hamar, Lillehammer, Brumunddal og Løten. Hensikten med Tennisregionen er å få til økt aktivitet og samarbeid i Hedmark og Oppland. Det var en vellykket treningssamling 28. mars på Gjøvik for de under 14 år. Ellers har det vært liten aktivitet i regionen i 2009. Foreløpige planer for 2010:
- Breddesamlinger (U10 og opp til U16)
- Regionsmesterskap Innendørs
- Regionsmesterskap Utendørs
- Aktivitetslederkurs
- Støtteordninger til klubber som vil utdanne trenere gjennom NTF
Damelaget deltok i andre divisjon, Øst, avdeling A, og endte på 4 plass av 7 lag. Det ble 2 seier, 1 uavgjort og 3 tap. Damelaget har trukket laget for 2010 sesongen da det var vanskelig å få nok spillere til de ulike kampene, og flere kamper ble avlyst fordi lag ikke stilte opp. Damelaget bestod av; Bodil Sjølstad, Randi Hersleth, Jorunn Asknes, Camilla Ertsås, Karin Volckmar og Liv Frøiland.
Herrelaget 1 deltok i 2 divisjon, avdeling B, og endte på 4 plass av 8 lag som var med. Det ble 3 seire, 1 uavgjort og 3 tap. Førstelaget bestod av; Thomas Gregersen, Ivan Malesevic, Runar Jørstad, Jørn Kolloen (Arve Sjølstad og Erik Sekkelsten var reserver).
Herrelaget 2 deltok i 4 divisjon, Øst, avdeling D, og endte på første plass!! Det ble 5 seier uten uavgjort eller tap. Den eneste spennende kampen ble spilt mot et ”toppet” Lillestrøm lag som også ønsket opprykk! Det betyr opprykk til 3. divisjon for 2. laget i 2010. Andrelaget bestod av; Arve Sjølstad, Erik Sekkelsten, Erik Haugerud, Øyvind Larsen, Petter Brobakken, Stian Dyre Hansen og Benjamin Andersen.
3.4 Våre utebaner og klubbhus i Hamar Park
Vi har et fantastisk fint anlegg med de fire grusbanene i Hamar Park, og det ligger i flotte omgivelser. Men et slikt flott anlegg krever også mye vedlikehold. Det har vært avholdt to dugnader på banene, samt klubbhus. Klubbhuset ble rengjort og vasket både innvendig og utvendig og det ble fjernet mye svertesopp. Vår-dugnaden er spesielt viktig for å få banene i skikkelig stand til sesongen, og det kan aldri bli nok valsing.
Med et synkende oppmøte de siste årene på dugnadene så bestemte styret seg for å investere i en motorisert valse, som gjør arbeidet med grusbanene enklere og mer effektivt. Banene ble mye bedre utover sommeren etter at vi brukte denne valsen. Her gjorde Tommy Gregersen en kjempeinnsats. Vi fikk en avtale med Utstillingsplassen AS, som oppbevarer valsen innendørs i sitt lagerbygg ved siden av banene. På den måten står den tørt om vinteren. Det jobbes med en garasjeløsning for valsen under verandaen. Her er det fortsatt litt utgraving og portløsning som gjenstår. På grunn av en god del ”snikspilling” innføres et låsesystem til sommeren 2010.
3.5 Tennishallen
Fra januar 2010 er det HIL tennisgruppe som vil være ansvarlig for den tennisfaglige driften i tennis-hallen. Ankerskogen Tennis AS fortsetter den øvrige driften med utleie av rom og langtidsavtaler på banen med blant andre turngruppa og badminton. For oss blir et større incitament til å skape aktiviteter på banene når vi både er ansvarlige og får inntekter av driften. Frem til nå har tennisgruppen hatt lite med selve aktivitetene i tennishallen til tross for at dette er tennisens storstue i Hamar. Gjennom å overta den tennisfaglige driften så er klubben tilbake der vi var for noen år siden. For medlemmer vil dette innebære flere aktiviteter innendørs - noe som også har vært etterspurt.
Det forekommer en del ”snikspilling” i hallen og dette går ut over økonomien og det er forvirrende for de som har bestilt timer. Timebestilling via nettet har gått meget bra og vi er godt fornøyd med oppslutningen om det nye systemet. Nå planlegges neste fase som er å skifte ut låsen på inngangsdøren til bane 1 og 2, slik at brukerne må bruke mobilen for å låse opp døren. DoorKey låssystem er nå på plass og skal tas i bruk i løpet av våren 2010.
3.6 Treningsvirksomheten
Våre tennistrenere har i 2009 vært Lars Libæk og Thomas Gregersen, supplert med hjelp fra Peter Brobakken. Treningene har i 2009 vært drevet i regi av ATAS i nært samarbeid med HIL tennisgruppe.
Treningsgruppene: Vi har hatt stor aktivitet med mange treningspartier både vår- og høstsemesteret, og med ca 90 juniorer så har vi klart å fortsette den gode trenden fra året før.
Alle som deltar på treningsgruppene får også tilbud om sosiale arrangement både på utebanene og inni tennishallen. Det har vært avholdt fire natt-tenniser i 2009, hvor to var for barn og to for juniorer. Over 100 deltakere deltok på disse samlingene, som hadde følgende innhold; tennis, innebandy, fotball, bordtennis, film og bading – foruten vennskapelig omgang rundt pizza- og frokostbordet. Tilbudet finansieres gjennom støtte fra klubben, samt en liten egenandel.
Voksentenniskurs: I oktober hadde vi en liten artikkel i HA om senior nybegynner kurs, og resultatet av dette var at 12 voksne meldte seg på nybegynner kurs frem til jul. Flere har fortsatt etter jul.
Sommertennisskole: Vi arrangerte to sommertennisskoler med beskjeden deltagelse den første sommerferieuken, men med 21 barn på den siste. Dette er et godt tiltak som også rekrutterer barn til å begynne med tennis. Vi bør planlegge enda mer markedsføring av disse tiltakene i 2010.
Kurs for bedrifter: For fjerde år på rad er det arrangert nybegynner og videregående kurs for ansatte i Norsk Tipping. I 2009 var det kurs både på våren og høsten, med flere partier for nybegynnere og viderekommende. I tillegg har selskapet fått muligheten til å trene etter stengetid på onsdager for de som har lyst på litt ekstra trening. Tiltaket er veldig populært og har ført til at over 40 ansatte i Norsk Tipping har deltatt på kurs de siste årene. I desember ble det arrangert en intern sosial turnering for de som hadde deltatt på kurs. Dette viser at det er et stort potensial for denne type skreddersøm av kurs for bedrifter.
Trenerutdanning: Thomas og Lars deltok på et trenerseminar i Danmark sommeren 2009. I tillegg har Thomas påbegynt en Trener 2 utdannelse i regi av Tennisforbundet. Denne ferdigstilles februar 2010. Lars jobber med en oppgradering av trener 1 utdanningen sin.
Coaching: Ivan og Øyvind har fulgt opp begge trenerne gjennom møter for å bevisstgjøre deres trenerrolle og for å gi tilbakemelding på treningsmodeller. Dette ønsker styret å følge opp videre i 2010.
4.0 IDRETTSLIGE PRESTASJONER
4.1 Individuelle prestasjonerErik Haugerud: Erik har følgende gode plasseringer i veteranturneringer 60+!
Gjøvik Open ute nr 1
Veteran NM inne nr 3
Nordstrand Open inne nr 1
4.2 Klubbmesterskap
Det er dessverre ikke arrangert noe klubbmesterskap i 2009. Dette skjedde delvis på grunn av værforhold og delvis på grunn av liten interesse blant de aktive. Vi håper å komme sterkere tilbake med både et utendørs- og et innendørs klubbmesterskap i 2010.
4.3 Trimserie herrer
Trimserien for herrer er et populært tiltak som er ment å være et tilbud til både relativt ferske og til litt mer erfarne spillere. Mottoet for serien er fortsatt ”Tap og vinn med samme sinn”, og Per og Hans Glorvigen står for et bra opplegg der som tidligere år. Trimserien 2009 har vært gjennomført med avsluttet serie vår og høst, totalt 6 lag har deltatt. Kampene avvikles fast på søndag kveld. Markeds-føring av tilbudet på tennisgruppens nettsider har medført noe sårt tiltrengt rekruttering, uten at vi kan si at kapasiteten er sprengt. Fortsatt er Fotfeil fra Moelv, med Johan Henrik Brenden i spissen, relativt suverene vinnere sammenlagt. Gjennomsnittsalderen ble dratt kraftig ned i høst da Mikkel Sund på 14 år ble med oss.
4.4 Trimserie damerDet ble ikke arrangert trimserie for damer i 2009.
5.0 HIL tennisshop
Det er inngått avtale med Wilson som innebærer en utstyrspakke til våre trenere, samt baller til klubben for til sammen kr 5000 kroner hvert år. I tillegg har vi inngått avtale med Wilson hvor medlemmer gis 20 prosent rabatt på tennisutstyr. Noe utstyr (racketer, grep og baller) kan kjøpes i Tennisshopen som ligger i resepsjonen, og det er mulig å bestille fra katalog. På sikt er det planer om å bygge opp en enkel tennisshop for medlemmer og brukere av tennishallen.
6.0 KOMMUNIKASJON
6.1 PR / reklame
2009 var et vanskelig år for alle som er avhengig av sponsorinntekter. Dette var året da de fleste bedrifter reduserte sin satsing og i mange tilfeller kuttet ut denne delen av budsjettet. For i det hele tatt å komme i posisjon må vi ha et attraktivt ”produkt” å selge. HIL tennisgruppe jobber derfor videre med å finne kommersielle utnyttelsesmuligheter av både ute- og inneanlegget blant annet gjennom å tilby attraktive sponsorpakker og reklameplass.
Klubben har samtidig hatt flere redaksjonelle artikler i både HA og Hamar Dagblad i forbindelse med nasjonale turneringer og sin kursvirksomhet, og det har vært økende aktivitet på egne hjemmesider. Ferskvann Reklamebyrå har kostnadsfritt bidratt med utarbeidelse av brosjyremateriell, annonser og plakater/tablåer i forbindelse med turneringer.
Det jobbes også med å fornye HIL tennisgruppes profil og logo. Gjennom vårt samarbeid med Wilson vil vi etter hvert tilby profilerte treningsklær.
6.2 Internett
Arbeidet med å videreutvikle sidene har fortsatt i 2009 og de har nå blitt en hyppig besøkt tjeneste for tennisgruppens medlemmer og brukere av Senserio banebooking. Sidene blir ukentlig oppdatert og har blitt et viktig kommunikasjonsverktøy for tennisklubben. Her legges all informasjon ut, samt at vi på sikt ønsker innmelding til trening, klubb og andre aktiviteter via hjemmesiden. For 2010 er det planlagt å etablere et historisk hjørne med tilbakeblikk fra de første hundre årene.
Det internettbaserte bookingsystemet har fungert godt, men det innebærer mye oppfølging med
hensyn til fakturering. Forskuddsbetaling via nettbank vurderes for å redusere antall faktureringer, og ferdigstillelse av låsesystemet med bruk av mobil vil forebygge ”snikspill”.
Arve er fortsatt redaktør for sidene, men ønsker at flere kan lære seg systemet med å legge ut informasjon på nettsidene.
7.0 ØKONOMI
Styret har god kontroll på økonomien, men for 2010 må HIL tennisgruppe øke budsjettet betydelig som følge av overtakelsen av tennisfaglig drift og utleie av baner. Dette innebærer også større risiko for klubben som hittil har hatt få utfordringer i forhold til drift og personalansvar. En liten klubb med begrensede ressurser er sårbar i forhold til ”driftstans”, og må derfor finne gode løsninger for at dette kan forebygges. Som følge av overtagelsen av driften og utleie vil det også bli et økt behov for å styrke den administrative funksjonen, som hittil har vært forbeholdt ATAS. Det vises ellers til vedlagte regnskap og budsjett.
8.0 KONKLUSJON
HIL tennisgruppe kan se tilbake på et år med mye god aktivitet. Styret er godt fornøyd med løsningen rundt våre trenere og administrativ leder. Stillingsinstruksene gir en detaljert beskrivelse av arbeidsoppgaver og ansvar, og det er innført regelmessige møter mellom trenere og administrativ leder for å følge opp treningsgrupper og drift. Styret har fortsatt arbeidet med målene i 5-års planen fra 2007, men vil i 2010 revidere denne slik at den er mer samstemt med Norges Tennisforbunds handlingsplan 2010-2013. Dette blir en av det nye styrets hovedoppgaver i 2010.
Det er mange faste som fortsatt år etter år gjør en stor dugnadsinnsats. Med bookingsystemet godt i gang, så forsvant den tunge jobben med dugnadsvakter. Håpet er at denne fristillingen kan få flere til å være med på andre ”arenaer” og være med å løfte klubben ytterligere. Mottoet må være at ”alle kan bidra med litt, i stedet for at få må gjøre alt”.
Vi ønsker å takke våre trenere Thomas og Lars og administrativ leder Bodil for den gode jobben de gjør for å fremme tennisglede i Hamar. Uten disse blir det vanskelig å holde hjulene i gang!
Styret i HIL tennisgruppe er godt fornøyd med avtalen med ATAS om å overta den tennisfaglige driften fra 1.1.2010, og vi ser frem til et spennende oppstart år med mange utfordringer og et enda større potensial. Tennis er moro – hele livet!
styret
